第一篇：
电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机所组成的互联网络，不仅安全保密、节省时间，又不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。
（一）使用电子邮件的优点及缺点
１．优点
（１）不用信纸和笔，用电脑就可以了。
（２）免费使用，免贴邮票，免投邮筒，直接成本只是使用电脑的电费和网费。
（３）安全性高，不用担心信件遗失。
（４）没有收信人人数的限制。
（５）速度快，一般情况下是即发即收。
２．缺点
（１）须有电脑，有使用场合的限制职场礼仪：送礼与做客，最基本的条件是有一部电脑并且能上
网，收信人也要具备收信的能力。
（２）只能传递信息，无法传递有形的物体，无法取代传统的包裹或货物邮
递。
（二）电子邮件的格式与内容
（１）纯文字格式：任何版本皆可收发，档案小，但无法加入图片、声音等。
（２）Html格式：可加入图片、声音等多媒体，还可变换字型、大小、位置、插入图片，甚至超链接，要求IE的版本在３．０版以上，且档案较大。
（３）你可以把文件附加在E唱mail中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人确实需要。
（三）收发电子邮件
收发电子邮件是人们利用网络办公最常见的手段，也是最重要的方式。在收发电子邮件的不同阶段，大家务必要遵循一定规则。
１．撰写与发送
电子邮件的撰写与发送皆有一定规定和要求：
（１）为节约费用，在撰写电子邮件时，尤其是在撰写多个邮件时，应在脱机状态下撰写，并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络，一次性发送。
（２）利用网络办公时所撰写的必须是公务邮件，不可损公肥私，将单位邮箱用做私人联系途径之用，不得将本单位邮箱地址告诉亲朋好友。
（３）在地址板上撰写时，应准确无误地键入对方邮箱地址，并应简短地写上邮件主题，以使对方对所收到的信息先有所了解。
（４）在消息板上撰写时职场礼仪：办公礼仪，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。
（５）邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则就像是发件人对收件人盛气凌人的高声叫喊。
（６）不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，无端增加网络的拥挤程度。
（７）要保守国家机密，不可发送涉及机密内容的邮件，不得将本单位邮箱的密码转告他人。
２．接收与回复
接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点：
（１）应当定期打开收件箱，最好是每天都查看一下有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
（２）应当及时回复公务邮件。凡公务邮件，一般应在收件当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉及较难处理的问题，则可先电告发件人已经收到邮件，再择时另发邮件予以具体回复。
（３）若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。
（４）不要未经他人同意向对方发送广告邮件。
（５）发送较大邮件需要先对其进行必要的压缩，以免占用他人信箱过多的空间。
（６）尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。
第二篇：
电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。
在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。
传真应当包括你的联系信息、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。
手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什幺事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。
第三篇：
电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。
在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。
传真应当包括你的联系信息职场礼仪：联络礼仪、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。
手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什幺事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。
第四篇：
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。
同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！
一、关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的；
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用，才能显示完你的标题；
3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
二、关于称呼与问候
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
1.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给
出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
1.2如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”职场礼仪：开会与谈判，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三、职场的电子邮件礼仪
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
BusinessEmail不是你的情书职场礼仪篇：有礼走遍天下，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
四、夹带附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送；
7.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
8.选择便于阅读的字号和字体。
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
五、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
六、邮件回复
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复电梯礼仪，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件握手礼仪。点击“回复全部”前，要三思而行！
6.主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
七、正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6．转发邮件要突出信息。
八、注意事项
1．在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；
2．转发敏感或者机密信息要小心谨慎道歉礼仪，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经授权的接收人；
3．如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；
4．不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；
5．对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为PDF文件，或由高阶主管亲自发送；
6．所有的电子邮件应自我Doublecheck后才发出。
电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机所组成的互联网络，不仅安全保密、节省时间，又不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。
（一）使用电子邮件的优点及缺点
１．优点
（１）不用信纸和笔，用电脑就可以了。
（２）免费使用，免贴邮票，免投邮筒，直接成本只是使用电脑的电费和网费。
（３）安全性高，不用担心信件遗失。
（４）没有收信人人数的限制。
（５）速度快，一般情况下是即发即收。
２．缺点
（１）须有电脑，有使用场合的限制职场礼仪：送礼与做客，最基本的条件是有一部电脑并且能上
网，收信人也要具备收信的能力。
（２）只能传递信息，无法传递有形的物体，无法取代传统的包裹或货物邮
递。
（二）电子邮件的格式与内容
（１）纯文字格式：任何版本皆可收发，档案小，但无法加入图片、声音等。
（２）Html格式：可加入图片、声音等多媒体，还可变换字型、大小、位置、插入图片，甚至超链接，要求IE的版本在３．０版以上，且档案较大。
（３）你可以把文件附加在E唱mail中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人确实需要。
（三）收发电子邮件
收发电子邮件是人们利用网络办公最常见的手段，也是最重要的方式。在收发电子邮件的不同阶段，大家务必要遵循一定规则。
１．撰写与发送
电子邮件的撰写与发送皆有一定规定和要求：
（１）为节约费用，在撰写电子邮件时，尤其是在撰写多个邮件时，应在脱机状态下撰写，并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络，一次性发送。
（２）利用网络办公时所撰写的必须是公务邮件，不可损公肥私，将单位邮箱用做私人联系途径之用，不得将本单位邮箱地址告诉亲朋好友。
（３）在地址板上撰写时，应准确无误地键入对方邮箱地址，并应简短地写上邮件主题，以使对方对所收到的信息先有所了解。
（４）在消息板上撰写时职场礼仪：办公礼仪，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。
（５）邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则就像是发件人对收件人盛气凌人的高声叫喊。
（６）不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，无端增加网络的拥挤程度。
（７）要保守国家机密，不可发送涉及机密内容的邮件，不得将本单位邮箱的密码转告他人。
２．接收与回复
接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点：
（１）应当定期打开收件箱，最好是每天都查看一下有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
（２）应当及时回复公务邮件。凡公务邮件，一般应在收件当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉及较难处理的问题，则可先电告发件人已经收到邮件，再择时另发邮件予以具体回复。
（３）若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。
（４）不要未经他人同意向对方发送广告邮件。
（５）发送较大邮件需要先对其进行必要的压缩，以免占用他人信箱过多的空间。
（６）尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。
第二篇：
电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。
在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。
传真应当包括你的联系信息、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。
手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什幺事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。
第三篇：
电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。
在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。
传真应当包括你的联系信息职场礼仪：联络礼仪、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。
手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什幺事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。
第四篇：
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。
同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！
一、关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的；
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用，才能显示完你的标题；
3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
二、关于称呼与问候
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
1.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给
出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
1.2如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”职场礼仪：开会与谈判，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三、职场的电子邮件礼仪
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
BusinessEmail不是你的情书职场礼仪篇：有礼走遍天下，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
四、夹带附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送；
7.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
8.选择便于阅读的字号和字体。
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
五、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
六、邮件回复
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复电梯礼仪，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件握手礼仪。点击“回复全部”前，要三思而行！
6.主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
七、正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6．转发邮件要突出信息。
八、注意事项
1．在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；
2．转发敏感或者机密信息要小心谨慎道歉礼仪，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经授权的接收人；
3．如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；
4．不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；
5．对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为PDF文件，或由高阶主管亲自发送；
6．所有的电子邮件应自我Doublecheck后才发出。
